Preguntas frecuentes sobre GMAO y mantenimiento

Un GMAO (gestión del mantenimiento asistida por ordenador, CMMS en inglés) es un software que centraliza los activos de una empresa, las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo, los repuestos y los costes de mantenimiento en un único sistema, en lugar de repartirlos entre hojas de cálculo, papeles y mensajes.

Para empresas que dan servicio de mantenimiento a clientes (maquinaria, instalaciones, climatización, elevación…) y para departamentos de mantenimiento industrial o de facility management que necesitan ordenar sus activos, planificar preventivos y controlar el coste de cada intervención.

Sí. Es una aplicación web instalable (PWA): los técnicos pueden consultar sus órdenes de trabajo del día, registrar tiempos, comentarios, lecturas y consumos sin cobertura, y todo se sincroniza al recuperar la conexión.

Excel almacena datos, pero no avisa de un preventivo que vence, no relaciona una avería con el repuesto consumido, no guarda el historial por máquina ni permite que varios técnicos trabajen a la vez sin pisarse. Un GMAO automatiza esas tareas y mide indicadores como MTBF o el coste por activo.

Sí. Los planes preventivos se programan por calendario o por contador (horas de uso, ciclos, kilómetros) y generan las órdenes de trabajo solos. Para el enfoque basado en condición, puedes conectar sensores: las reglas con alarmas abren órdenes de trabajo cuando una lectura sale de rango.

Puedes crear presupuestos, emitir facturas (con rectificativas) y gestionar contratos de mantenimiento con SLA, incluida la facturación periódica. No es un programa de contabilidad y, de momento, no incluye Verifactu ni TicketBAI.

Cada empresa trabaja en su propio espacio aislado. Desde Ajustes puedes exportar todos tus datos y borrar tu empresa por completo, que son los derechos de portabilidad y supresión del RGPD. El despliegue está preparado para la Unión Europea (región de Fráncfort).

Consulta las condiciones actuales al crear tu empresa en la aplicación o escríbenos para una demo. Publicaremos aquí los precios cuando estén cerrados.

Sí. GMAO es la sigla en español (gestión del mantenimiento asistida por ordenador) y CMMS la sigla en inglés (Computerized Maintenance Management System). Designan el mismo tipo de software.

No. Un ERP gestiona toda la empresa (contabilidad, ventas, compras, producción). Un GMAO se centra en el mantenimiento: activos, intervenciones, preventivo y repuestos. Pueden convivir e integrarse.

Si tiene varios equipos que mantener, técnicos propios o externos y necesita registrar el historial, sí le resulta útil. Una pyme se beneficia especialmente de soluciones en la nube, sin instalación ni servidor propio.

Depende del proveedor y del modelo: por usuario, por activo, por módulo o tarifa plana. Compara el coste total (licencias, implantación, formación y soporte) y no solo la cuota mensual.

La nube evita instalaciones, actualiza sola y permite trabajar desde cualquier lugar. Un servidor propio solo se justifica con requisitos estrictos de aislamiento o sin conectividad.

Una puesta en marcha básica (activos críticos, un preventivo y órdenes de trabajo) puede hacerse en días. La carga completa de histórico y la formación del equipo suele llevar semanas.

Sí, para informes o análisis específicos. Lo importante es que la fuente de verdad (activos, OT, historial) esté en el GMAO y no en varias hojas.

Normalmente sí para activos o repuestos, siempre que los datos estén limpios y con columnas consistentes. Conviene revisar cada importación.

El preventivo se hace antes de que falle el equipo, de forma programada. El correctivo se hace después de la avería para repararla.

Depende del equipo, del fabricante y de las condiciones de uso. Parte de las recomendaciones del fabricante y ajusta con tu historial de averías.

No. El preventivo sigue un calendario o un uso; el predictivo actúa según la condición real del equipo, medida con sensores o inspecciones.

No existe un valor universal: depende del tipo de equipo y de su uso. Lo útil es comparar el MTBF de un equipo con su propia evolución y con equipos similares.

MTBF se usa para equipos reparables (tiempo entre fallos). MTTF (tiempo medio hasta el fallo) se usa para elementos que se sustituyen y no se reparan.

La solicitud (o aviso) es la petición de que se haga algo, normalmente de un usuario. La orden de trabajo es la decisión de ejecutarlo, con responsable, plazos y recursos asignados.

El técnico la completa al terminar y un responsable (supervisor) la valida y cierra, de forma que quede constancia de la revisión.

El preventivo interviene según un calendario o un uso fijado de antemano. El predictivo interviene según la condición real medida del equipo, cuando los datos indican un deterioro.

No necesariamente. Muchas veces basta con medir una variable simple (temperatura, horas de uso) en un equipo crítico. Lo importante es que la medida anticipe de verdad el fallo.

Un SLA (service level agreement) es el compromiso de nivel de servicio pactado con el cliente: por ejemplo, tiempos máximos de respuesta y de resolución según la prioridad de la avería.

Algunos permiten emitir presupuestos y facturas ligados a las órdenes de trabajo, pero no sustituyen a un programa de contabilidad completo. Conviene comprobar qué obligaciones fiscales cubre cada uno.

Ninguno es el mejor en general. La estrategia óptima combina varios según la criticidad de cada equipo, su forma de fallar y el coste de la parada.

Es el que decide cuándo intervenir a partir del estado real del equipo, medido con sensores o inspecciones. Es lo que habitualmente se llama mantenimiento predictivo.

Para cada activo: las tareas, su frecuencia (por calendario o por uso), la duración estimada, el responsable, el material necesario y una lista de comprobación. Además conviene registrar la fecha de la última ejecución.

Al menos una vez al año, y siempre que cambie el uso de un equipo o se repita una avería. Los datos del historial indican qué frecuencias hay que acortar o alargar.

Pocos. Si todo es crítico, nada lo es. Como orientación, una minoría de los equipos concentra la mayor parte del riesgo; el resto no necesita un tratamiento especial.

Mantenimiento, producción o explotación y, si afecta a clientes, el responsable de servicio. Así los criterios reflejan el impacto real y no solo la opinión de un departamento.

Es el nivel de stock al que hay que lanzar un pedido para que el repuesto llegue antes de que se agote. Coincide con el stock mínimo calculado con el consumo, el plazo de entrega y el margen de seguridad.

Depende de cuánto varía el consumo y el plazo del proveedor y del coste de quedarte sin la pieza. En repuestos críticos suele ser mayor que en los de rotación normal.

Hay opciones gratuitas con límites y software de código abierto que no cobra licencia, pero exigen alojarlo y mantenerlo. Totalmente gratis sin ningún coste de tiempo o infraestructura es poco habitual.

Depende del proveedor o de quién lo aloje. Comprueba dónde se guardan los datos, si hay copias de seguridad, cómo se aíslan entre clientes y si puedes exportarlos y borrarlos conforme al RGPD.

Es un software que registra los equipos de climatización de cada instalación, programa sus revisiones periódicas, gestiona las órdenes de trabajo de los técnicos y guarda el historial de cada intervención.

Sí, si el software organiza clientes, ubicaciones y equipos. Así cada técnico ve las órdenes de su ruta y tú ves el historial y el coste por cliente.

Es un software de gestión del mantenimiento orientado a plantas de producción: registra los activos, programa el preventivo según el uso, gestiona las órdenes de trabajo y los repuestos, y calcula indicadores como MTBF.

No. El sistema de control gobierna el proceso; el GMAO gestiona el mantenimiento. Pueden intercambiar datos, por ejemplo lecturas de sensores que disparan órdenes de trabajo.

El GMAO se centra en el mantenimiento de activos y órdenes de trabajo. El software de facility management puede abarcar además espacios, reservas, limpieza o seguridad. En la práctica, muchas empresas usan un GMAO como núcleo del mantenimiento de edificios.

Sí, siempre que permita registrar un aviso con su ubicación y convertirlo en una orden de trabajo asignable, con prioridad y seguimiento hasta el cierre.